หากมีบุคลากรพ้นสภาพหรือลาออก จะต้องจัดการบัญชีผู้ใช้ในระบบอย่างไร? (เช่น ปิดใช้งาน หรือ ลบ)
กรณีมีบุคลากร (เช่น ครู, ผู้บริหาร, เจ้าหน้าที่) พ้นสภาพหรือลาออก ผู้ดูแลระบบเขตพื้นที่การศึกษาควรดำเนินการจัดการบัญชีผู้ใช้งานในระบบ NDLP เพื่อระงับการเข้าถึงและรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
แนวทางปฏิบัติที่แนะนำคือ การ "ปิดใช้งาน" บัญชี (Set Status to Inactive):
ผู้ดำเนินการ: ผู้ดูแลระบบเขตพื้นที่การศึกษา (เขต)
วิธีการ:
เข้าสู่ระบบ NDLP และไปที่เมนู "การจัดการผู้ใช้งาน".
ค้นหาบัญชีผู้ใช้งานของบุคลากรที่พ้นสภาพหรือลาออก.
คลิกไอคอน "แก้ไข" (รูปดินสอ) ที่บัญชีของผู้ใช้งานนั้น (คู่มือสำหรับเจ้าหน้าที่เขตพื้นที่การศึกษา, หน้า 46).
ในหน้าแก้ไขข้อมูล ให้ไปที่ฟิลด์ "สถานะ".
เปลี่ยนสถานะ บัญชีผู้ใช้งานจาก "ใช้งาน" (Active) เป็น "ไม่ใช้งาน" (Inactive) (คู่มือสำหรับเจ้าหน้าที่เขตพื้นที่การศึกษา, หน้า 47).
กด "บันทึก".
เหตุผลที่แนะนำให้ "ปิดใช้งาน" (Inactive) แทนการ "ลบ" (Delete):
รักษาร่องรอยข้อมูล: การเปลี่ยนสถานะเป็น "ไม่ใช้งาน" จะทำให้ผู้ใช้ไม่สามารถล็อกอินเข้าระบบได้อีกต่อไป แต่ข้อมูลประวัติการใช้งานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับบัญชีนั้น (เช่น ประวัติการสอน, การสร้างเนื้อหา, การเข้าเรียน) จะยังคงถูกเก็บไว้ในระบบ ซึ่งอาจมีความสำคัญสำหรับการตรวจสอบย้อนหลัง หรือการอ้างอิงในอนาคต
เป็นกระบวนการมาตรฐาน: การปิดใช้งานบัญชีเป็นวิธีปฏิบัติทั่วไปในระบบสารสนเทศส่วนใหญ่สำหรับการจัดการบัญชีเมื่อบุคลากรพ้นสภาพ
ความปลอดภัย: เป็นการระงับสิทธิ์การเข้าถึงได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
เกี่ยวกับการ "ลบ" (Delete):
แม้ว่าระบบอาจมีฟังก์ชัน "ลบ" (คู่มือสำหรับเจ้าหน้าที่เขตพื้นที่การศึกษา, หน้า 48) แต่การลบบัญชีมักหมายถึงการนำข้อมูลผู้ใช้ออกจากระบบอย่างถาวร ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อข้อมูลที่เชื่อมโยงกัน และอาจไม่สอดคล้องกับนโยบายการเก็บรักษาข้อมูล
ควรใช้ฟังก์ชัน "ลบ" ด้วยความระมัดระวัง และอาจใช้เฉพาะกรณีที่จำเป็นจริงๆ เช่น บัญชีที่สร้างขึ้นผิดพลาด หรือตามนโยบายเฉพาะที่กำหนดให้ลบข้อมูลเท่านั้น
สรุป: สำหรับบุคลากรที่พ้นสภาพหรือลาออก แนะนำให้ผู้ดูแลระบบเขตพื้นที่ฯ เปลี่ยนสถานะบัญชีเป็น "ไม่ใช้งาน" (Inactive) เป็นอันดับแรกครับ